Draaiboek voor je trouwdag
locatie
Een vlekkeloos georganiseerde trouwdag begint met een goed draaiboek. Of je nu een groot feest plant of een intieme ceremonie, een duidelijke tijdlijn zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en je zelf volop kunt genieten. In deze blog geven we tips om een draaiboek op te stellen dat werkt voor jullie én jullie leveranciers.
1. Begin met de grote lijnen
Voordat je begint met het invullen van je draaiboek, is het belangrijk om de grote lijnen te bepalen:
- Hoe laat begint de ceremonie?
- Wanneer vindt de receptie plaats?
- Hoe lang duurt het diner en wanneer begint het feest?
Pro-tip: Tel van achter naar voren. Begin bij het uur waarop je de openingsdans wilt starten en werk zo terug naar het begin van de dag. Dit helpt je om elk dagonderdeel logisch in te plannen en voldoende tijd vrij te houden voor opbouw, reistijd en rustmomenten.
Werk vanuit deze basis en voeg vervolgens de details toe. Een overzicht van de grote lijnen geeft houvast en maakt het makkelijker om de rest van de dag in te vullen.
2. Maak ruimte voor voorbereidingen
De ochtend van de bruiloft is vaak druk, maar ook bijzonder. Zorg ervoor dat jullie voldoende tijd nemen voor:
- Haar en make-up. Plan minimaal 1 uur per persoon en voeg extra tijd toe voor touch-ups.
- Aankleden. Trek minstens 30 minuten uit om je in alle rust klaar te maken.
- Foto’s vooraf. Als je kiest voor een ‘first look’ met je partner of foto’s met je familie, plan hier dan voldoende tijd voor.
3. Houd rekening met reistijden en parkeren
Moeten jullie en jullie gasten van de ceremonie naar de feestlocatie reizen? Vergeet dan niet om reistijd én marge voor eventuele vertragingen op te nemen in je planning.
Pro-tip: Controleer op voorhand of er voldoende parkeergelegenheid is bij de locatie. Is er beperkte ruimte? Overweeg dan een shuttlebus of carpoolopties om het parkeren makkelijker te maken. Geef deze informatie ook door aan je gasten, bijvoorbeeld via de uitnodiging of jullie trouwwebsite.
4. Plan genietmomenten in
Een trouwdag vliegt voorbij, dus zorg dat er momenten zijn waarop jullie bewust kunnen genieten. Plan bijvoorbeeld:
- Een rustig moment met z’n tweeën na de ceremonie.
- Tijd om te eten (ja, dat wordt vaak vergeten!).
5. Wees realistisch over timings (en plan buffers in)
Veel koppels onderschatten hoe lang sommige onderdelen duren. Houd rekening met:
- Felicitaties na de ceremonie (minimaal 30 minuten, afhankelijk van het aantal gasten).
- Foto’s na de ceremonie (45-60 minuten voor groepsfoto’s).
- Het diner (reken op 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal gangen).
Pro-tip: Plan altijd buffer-tijden in om eventuele uitloop op te vangen.
- Voor de ceremonie: Zet op de uitnodiging dat de ceremonie om 15:00 begint, maar start in werkelijkheid om 15:30. Zo hebben gasten nog 30 minuten om iets verfrissends te drinken en rustig hun plek te vinden. Dit voorkomt last-minute stress en gehaaste binnenkomers.
- Na de receptie: Voorzie minstens 30 minuten extra om iedereen aan tafel te krijgen, vooral bij grotere groepen. Gasten willen vaak nog even kletsen, naar het toilet gaan of hun plaats zoeken. Met wat extra ruimte in de planning loopt alles soepeler zonder gehaast gevoel.
Door buffer-tijden slim in te plannen, geef je jezelf en je gasten rust en ruimte om optimaal van de dag te genieten.
6. Communiceer met je leveranciers
Leveranciers zoals de fotograaf, DJ of cateraar hebben vaak ervaring met tijdsplanningen. Vraag hen om advies en stem jullie draaiboek op hen af. Dit voorkomt verrassingen en zorgt voor een soepel verloop.
7. Voorbeeld draaiboek voor een trouwdag
11u00 – Haar en make-up bruid
12u30 – Details fotograferen en aankleden
13u30 – 15u00 – First look en koppelshoot
15u30 – Aankomst gasten
16u00 – 17u00 – Ceremonie
17u00 – 18u30 – Receptie
19u00 – 21u30 – Diner
22u00 – Openingsdans en start van het feest
00u30 – Midnight snack
03u00 – Einde feest
Een goed draaiboek is dé sleutel tot een ontspannen trouwdag waarop alles soepel verloopt. Door realistisch te plannen, flexibel te blijven en voldoende ruimte te laten voor spontane momenten, zorg je ervoor dat jullie én jullie gasten volop kunnen genieten. Vergeet niet om je draaiboek te delen met je leveranciers voor extra rust en zekerheid.

Auteur

Lotte Vervloet
Salon Weddings
Als ervaren weddingplanner en coördinator bij Salon Weddings zorg ik ervoor dat elk detail van jullie trouwdag soepel verloopt. Met een scherp oog voor planning, organisatie en creativiteit, creëer ik een zorgeloze en perfect gecoördineerde dag.
Deel artikel
Hoe vind je de perfecte trouwlocatie?
locatie
Het kiezen van de juiste trouwlocatie is een van de belangrijkste beslissingen bij het plannen van je grote dag. De locatie bepaalt niet alleen de sfeer van je bruiloft, maar ook praktische zaken zoals het aantal gasten, de stijl van de ceremonie en het budget. Maar hoe vind je nu de perfecte trouwlocatie die helemaal bij jullie past? In deze blog delen we praktische tips en inzichten om jullie zoektocht makkelijker te maken.

1. Stel jullie prioriteiten vast
Voordat je op zoek gaat, is het belangrijk om te weten wat voor jullie echt belangrijk is. Vraag jezelf af:
-Willen we een binnen- of buitenlocatie?
-Hoeveel gasten verwachten we?
-Is de sfeer formeel, romantisch, industrieel of juist heel casual?
-Willen we alles op één plek (ceremonie, receptie, feest)?
Door deze vragen te beantwoorden, krijgen jullie een duidelijker beeld van wat jullie zoeken in een trouwlocatie.
2. Weet wat in je budget past
Een trouwlocatie kan een grote hap uit het budget nemen, dus het is essentieel om te weten wat je kunt uitgeven. Houd er rekening mee dat sommige locaties ‘all-inclusive’ pakketten aanbieden, terwijl je bij andere nog extra kosten hebt voor catering, decoratie of personeel. Vraag altijd naar een gedetailleerde prijslijst, zodat je verrassingen voorkomt.
3. Denk aan de gasten
Hoewel jullie dag natuurlijk om jullie draait, is het slim om rekening te houden met de ervaring van jullie gasten. Denk na over:
-De reisafstand: Is de locatie makkelijk bereikbaar?
-Parkeerfaciliteiten: Is er voldoende ruimte voor auto’s?
-Toegankelijkheid: Zijn er voorzieningen voor oudere gasten of gasten met een beperking?
4. Bezoek locaties op het juiste moment
Plan bezichtigingen op een tijdstip dat vergelijkbaar is met jullie trouwdag. Trouwen jullie bijvoorbeeld in de zomer? Bezoek de locatie dan in de namiddag rond het tijdstip van de ceremonie om te zien hoe het licht en de schaduw valt en hoe de buitenruimtes er op dat moment uitzien. Als het een winterbruiloft wordt, kijk dan of de binnenruimtes sfeervol genoeg zijn.

5. Vraag naar beperkingen en regels
Elke locatie heeft regels en beperkingen, en het is belangrijk om die te kennen voordat je beslist. Stel vragen zoals:
-Tot hoe laat mag het feest doorgaan?
-Zijn er beperkingen qua decoratie (bijvoorbeeld geen kaarsen)?
-Mag je eigen leveranciers meenemen, zoals een cateraar of DJ?
Zorg ervoor dat deze regels aansluiten bij jullie wensen.

6. Denk aan de logistiek
Een goed georganiseerde trouwdag valt of staat met een locatie die praktisch is ingericht. Denk na over:
-Ruimte voor het klaarmaken van de bruid en bruidegom.
-Voldoende ruimte voor een ceremonie en receptie.
-Een logische flow tussen de verschillende onderdelen van de dag.
Vraag ook of er een coördinator of contactpersoon aanwezig is op de trouwlocatie om te helpen met de planning en logistiek.
7. Houd weeropties in gedachte
Voor een buitenbruiloft is het cruciaal om een plan B te hebben voor slecht weer. Vraag de locatie wat de opties zijn: is er een overdekte ruimte beschikbaar of moeten jullie zelf een tent regelen? Voor binnenlocaties kun je denken aan ventilatie of verwarming, afhankelijk van het seizoen.
Tot slot: de perfecte trouwlocatie is niet alleen een kwestie van praktische overwegingen, maar ook van gevoel. Als jullie een locatie bezoeken en meteen voelen dat dit dé plek is, vertrouw daar dan op. Het is tenslotte de plek waar jullie een van de mooiste dagen van jullie leven beleven.
Bij onze downloads vind je ook een gratis location hunter guide! Download hem hier.
Auteur

Lotte Vervloet
Salon Weddings
Als ervaren weddingplanner en coördinator bij Salon Weddings zorg ik ervoor dat elk detail van jullie trouwdag soepel verloopt. Met een scherp oog voor planning, organisatie en creativiteit, creëer ik een zorgeloze en perfect gecoördineerde dag.
Deel artikel
Onze aanraders van locaties
Plan B: Trouwen bij slecht weer
locatie
Voor veel koppels is trouwen in de buitenlucht de ultieme droom. Maar wat als het regent op de dag van jullie bruiloft? Of wat als er onverwacht veel wind of extreme hitte is? Als je een buitenhuwelijk plant, is het essentieel om een solide Plan B te hebben. Zo ben je verzekerd van een onvergetelijke trouwdag, zelfs als je moet trouwen bij slecht weer. In deze blog geven we je de beste tips om je huwelijk bij slecht weer soepel te laten verlopen, zodat jullie zorgeloos kunnen genieten.
Waarom een Plan B onmisbaar is
Het weer is het enige onderdeel van je trouwdag dat je niet kunt controleren. Regen, wind of hitte kunnen invloed hebben op de sfeer, de gasten en zelfs de trouwfoto’s. Daarom is het verstandig om een Plan B te hebben voor als je trouwt bij slecht weer. Veel bruidsparen hopen op goed weer en vergeten een back-up plan te maken. Echter, door goed voorbereid te zijn, kunnen jullie alsnog genieten van een prachtige trouwdag, wat er ook gebeurt. Bovendien geeft een back-up plan jullie rust en zekerheid, zodat jullie zonder stress kunnen genieten.
Kies de juiste trouwlocatie
Een van de eerste zaken waar je aan moet denken bij een buitenhuwelijk, is de trouwlocatie. Zorg ervoor dat je locatie een goede binnenruimte heeft voor het geval jullie moeten trouwen bij slecht weer. Denk bijvoorbeeld aan een stijlvolle tent, een mooie schuur of een serre. Tijdens het bezoek aan de locatie is het belangrijk om direct te vragen naar opties voor slecht weer. Op die manier ben je voorbereid op elke situatie. Mocht er geen binnenruimte zijn, dan is het huren van een tent een slimme oplossing. Tenten zijn tegenwoordig erg stijlvol en kunnen volledig worden aangekleed naar jullie smaak.
Bereid je voor op elk seizoen
Naast de trouwlocatie is het ook belangrijk om rekening te houden met het seizoen waarin jullie trouwen. Elk seizoen brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Als jullie in de zomer trouwen bij warm weer, dan kunnen parasols en waaiers voor verkoeling zorgen. In de herfst of winter zijn heaters en dekentjes essentieel om je gasten warm te houden. Regen of kou hoeft je dag niet te verpesten, zolang je de juiste voorbereidingen treft. Het is ook slim om de weersvoorspellingen in de gaten te houden en tijdig te beslissen of de ceremonie naar binnen verplaatst moet worden.
Kleine details maken het verschil
De kleine details kunnen vaak het verschil maken tussen een stressvolle of ontspannen trouwdag, zeker als jullie trouwen bij slecht weer. Denk bijvoorbeeld aan paraplu’s voor de gasten, of dekentjes voor een frisse avond. Je kunt zelfs gepersonaliseerde paraplu’s laten maken die ook dienen als leuke trouwbedankjes. Verder is het handig om op je gasten te informeren als het feest vooral buiten zou doorgaan. Zo kunnen je gasten zich goed kunnen voorbereiden en passende kleding dragen. Op die manier zorg je ervoor dat iedereen zich comfortabel blijft voelen, ongeacht het weer.

Creatieve oplossingen voor slecht weer
Het hebben van een Plan B hoeft helemaal niet saai te zijn. Integendeel, met een beetje creativiteit kan trouwen bij slecht weer juist iets speciaals worden. Stel je voor: foto’s met doorzichtige paraplu’s, knusse binnenruimtes met sfeervolle kaarsen, of warme tenten die een gezellige sfeer creëren. Zelfs wind en regen kunnen zorgen voor dramatische, prachtige trouwfoto’s die jullie niet snel zullen vergeten. Plan B hoeft dus zeker niet het mindere alternatief te zijn. In feite kan het juist een kans zijn om jullie creativiteit te tonen en een unieke ervaring te creëren die jullie gasten zich nog lang zullen herinneren.
Conclusie: Laat slecht weer jullie dag niet verpesten
Kortom, vooruitdenken is de sleutel tot een geslaagde trouwdag. Of jullie nu hopen op stralend weer of niet, het hebben van een goed Plan B voor trouwen bij slecht weer is een absolute must. Van het kiezen van de juiste trouwlocatie met binnenopties tot creatieve oplossingen zoals stijlvolle tenten en paraplu’s, jullie hebben veel meer controle over de dag dan je misschien denkt. En wie weet, misschien wordt trouwen bij slecht weer juist het hoogtepunt van jullie dag. Met deze tips kunnen jullie zonder zorgen een prachtig huwelijk organiseren, ongeacht de weersvoorspelling.
Auteur

Lotte Vervloet
Salon Weddings
Als ervaren weddingplanner en coördinator bij Salon Weddings zorg ik ervoor dat elk detail van jullie trouwdag soepel verloopt. Met een scherp oog voor planning, organisatie en creativiteit, creëer ik een zorgeloze en perfect gecoördineerde dag.