Planning van je trouwdag: hoeveel tijd moet je voorzien per dagonderdeel?

1,5 uur voor de bruid
De ochtend begint vaak met het klaarmaken van de bruid. Reken gemiddeld 1,5 uur voor haar en make-up, afhankelijk van de gekozen stijl en complexiteit. Vergeet niet om extra tijd in te calculeren voor touch-ups en om je trouwjurk rustig aan te trekken.

Extra aandachtspunten:

• Je gaat op voorhand altijd op proef, en dan kunnen de timings nog verder worden afgestemd op basis van de gekozen look.
• Zijn er veel extra personen (bruidsmeisjes, mama, getuigen) die ook haar & make-up willen? Dit kan je met je haar en make-up artist bespreken, zij kunnen altijd iemand extra meenemen zodat iedereen tijdig klaar is.

1 tot 1,5 uur
De fotoshoot met jullie als koppel wordt vaak gekoppeld aan de first look, het moment waarop jullie elkaar voor het eerst in trouwkleding zien. Reken hier minstens 1 uur voor, exclusief eventuele verplaatsing.

Tip: Plan de first look en koppelshoot vóór de ceremonie, zodat jullie tijdens de receptie ten volle kunnen genieten samen met de gasten.

30 minuten tot 1 uur (afhankelijk van de lijst)
Groepsfoto’s nemen vaak meer tijd in beslag dan verwacht. Beperk het aantal combinaties en geef op voorhand een duidelijke lijst aan je fotograaf, zodat dit vlot verloopt.

Moment om dit in te plannen:

• Direct na de first look (voor kleinere groepjes zoals familie).
• Tijdens de receptie (voor grotere groepsfoto’s).

1 uur (professionele ceremoniespreker: 1u15 tot 1u30)
Zowel een kerkelijk huwelijk als een symbolische ceremonie duurt gemiddeld 1 uur. Werk je met een professionele ceremoniespreker? Dan kan dit iets langer duren, richting 1u15.

Tip: Voorzie een buffertijd van 30 minuten na de ceremonie voor een vlotte overgang naar de receptie. Zeker als er extra gasten aankomen.

1,5 uur voor een standaard receptie.
2 uur als er extra gasten toekomen die daarna weer vertrekken.
Een receptie is hét moment waarop jullie gasten felicitaties uitwisselen en genieten van hapjes en drankjes. Plan niet te kort, maar ook niet te lang in de planning van je trouwdag, zodat de energie in de dag behouden blijft.

Vergeet niet hoeveel tijd felicitaties in beslag nemen!
Hoe je het ook aanpakt, gasten voelen zich altijd verplicht om even langs te komen om jullie persoonlijk te feliciteren. Dat is natuurlijk hartverwarmend, maar het kan ook veel tijd opslorpen. Voorzie minstens 30 tot 45 minuten voor dit moment, en hou er rekening mee dat er spontaan een rij kan ontstaan.

Tip: Wil je niet de hele receptie op één plek staan? Beweeg tussendoor wat rond, zodat je niet per se in een vaste rij belandt. Maar eerlijk is eerlijk: hier echt onderuit komen is moeilijk, want gasten willen jullie nu eenmaal feliciteren. Dus kies bewust hoe uitgebreid je de receptie wil maken en hoe lang je dit moment wil laten duren.

Gangendiner (klassiek aan tafel): ±3 uur
Sharing diner of BBQ-buffet: ±1,5 uur

Bij een gangendiner worden gerechten per tafel geserveerd, wat langer duurt. Sharing diners en BBQ’s gaan sneller, vooral als er geen apart voorgerecht wordt voorzien en de hapjes van de receptie deze rol overnemen.

Tip: Houd rekening met speeches! 5 minuten per speech is ideaal. Lange speeches halen de flow uit het diner en zorgen voor geroezemoes. Bespreek dit ook met de cateraar, zodat speeches en het serveren van de gerechten op elkaar afgestemd worden.

Meestal doet het koppel ook een welkomstwoordje voor de start van het diner. Hier kan je nog even vermelden dat de gasten tijdens het dansfeest niets moeten komen zeggen als ze vertrekken. Zodat jullie ook ten volle van het feest kunnen genieten.

1,5 uur
Een dessert- en koffiebuffet duurt langer dan je denkt, omdat gasten individueel een bordje samenstellen en koffie halen. Voorzie eventueel twee buffetten om de drukte te spreiden en te voorkomen dat de gasten lang in de rij moeten staan.

Ontvangst van nieuwe gasten
Soms komen er bij het dessertbuffet nog nieuwe gasten toe, bijvoorbeeld avondgasten die enkel voor het feestgedeelte worden uitgenodigd. Voorzie in dat geval zeker een extra 30 minuten als koppel om deze gasten persoonlijk te ontvangen.

±30 minuten
Na het diner even de benen strekken? Een half uurtje tussen het einde van het diner en de openingsdans is ideaal om iedereen klaar te maken voor het feestgedeelte.

Start tussen 22:00 – 23:00
Niet te vroeg, zodat het diner rustig kan verlopen, maar ook niet te laat, zodat gasten niet te lang blijven zitten. Een goede planning van je trouwdag zorgt ervoor dat dit moment perfect wordt ingepland.

Tijd is vaak de grootste valkuil op een trouwdag. Het lijkt misschien alsof alles perfect in elkaar past, maar een buffer is cruciaal om vertragingen op te vangen in de planning van je trouwdag:

• Tussen ceremonie en receptie: 30 minuten (zeker als er extra gasten arriveren).
• Bij de aankomst of het vertrek van gasten: 30 minuten extra marge voorzien.
• Tijdens het diner: extra tijd voor speeches & uitloop van gerechten.

Een weddingplanner helpt niet alleen met het opstellen van een realistisch draaiboek, maar zorgt er ook voor dat de dag niet chaotisch aanvoelt. Zij begeleiden de gasten, sturen leveranciers aan en bewaken de timings zodat alles soepel verloopt.

Wil je zonder stress toeleven naar je trouwdag? Laat een weddingplanner je helpen om de perfecte planning van je trouwdag op te stellen en jullie dag in goede banen te leiden!